Roles y permisos para empleados en tu comercio

Un sistema de roles y permisos define qué puede hacer cada empleado dentro de tu sistema de gestión: quién puede vender, quién ve los reportes financieros, quién modifica precios y quién accede al inventario. Commercy incluye un sistema de roles granular donde cada empleado tiene su propio usuario con permisos específicos. Cada acción queda registrada con nombre, fecha y hora para trazabilidad completa.

¿Qué son los roles y permisos en un comercio?

Los roles son categorías predefinidas que agrupan un conjunto de permisos. Un permiso es una acción específica que un usuario puede o no puede realizar dentro del sistema. En lugar de configurar 20 permisos individuales por empleado, asignás un rol que ya incluye los permisos apropiados.

La ventaja de un sistema de roles sobre "dar acceso a todo" es doble: protege información sensible (márgenes, costos, reportes financieros) y reduce errores operativos (un cajero no puede modificar precios accidentalmente).

¿Qué roles incluye Commercy?

Commercy incluye 5 roles predefinidos con permisos progresivos. Cada rol hereda los permisos del anterior y agrega nuevos. El dueño de la cuenta puede personalizar los permisos de cada rol según las necesidades de su negocio.

Los roles de Commercy de menor a mayor acceso:

• Cajero: acceso al POS, apertura y cierre de caja, procesamiento de ventas. No ve reportes financieros, no modifica productos ni precios. Es el rol más restrictivo.
• Vendedor: todo lo del cajero, más acceso a catálogo de productos (solo lectura), consulta de stock disponible y gestión de pedidos asignados.
• Administrador: todo lo anterior, más gestión de productos (crear, editar, importar), control de stock (ajustes, transferencias), gestión de clientes y acceso a pedidos completos.
• Gerente: todo lo anterior, más acceso a reportes de ventas, dashboard financiero, gestión de empleados de su sucursal y configuración de la tienda asignada.
• Dueño: acceso total sin restricciones. Configuración global, facturación, planes, multi-tienda, sistema B2B y gestión de todos los roles.

¿Cómo crear cuentas de empleados en Commercy?

Commercy permite crear cuentas de empleado desde el panel de gestión en menos de 2 minutos por usuario. Cada empleado recibe credenciales propias para acceder al sistema.

El proceso tiene 4 pasos:

1. Ir a Equipo → Nuevo empleado: desde el panel del dueño o gerente, accedés a la sección de gestión de equipo.
2. Completar datos: nombre, email y contraseña inicial. El empleado puede cambiar su contraseña en el primer inicio de sesión.
3. Asignar rol: seleccionás el rol que corresponde (Cajero, Vendedor, Administrador, Gerente). Los permisos se aplican automáticamente.
4. Asignar tiendas: si tenés múltiples sucursales, definís a cuáles tiendas tiene acceso el empleado. Un cajero puede tener acceso a una sola sucursal, un gerente a varias.

Commercy incluye 3 usuarios en el plan Professional ($79 USD/mes) y usuarios ilimitados en el plan Enterprise ($199 USD/mes). No hay costo adicional por usuario dentro del límite del plan.

¿Cómo funciona la trazabilidad de acciones?

Commercy registra cada acción que realiza un usuario en el sistema con 4 datos: quién lo hizo, qué hizo, cuándo y desde qué sucursal. Este registro es inmutable — no se puede editar ni borrar — y está disponible para consulta del dueño y gerentes.

Las acciones que Commercy registra:

• Ventas: quién procesó cada venta, desde qué dispositivo, en qué sucursal, con qué medio de pago.
• Modificaciones de producto: quién cambió un precio, una descripción o una imagen. Registra el valor anterior y el nuevo.
• Ajustes de stock: quién hizo un ajuste manual, cuántas unidades, con qué motivo. Incluye transferencias entre sucursales.
• Gestión de caja: quién abrió y cerró cada turno, con qué montos, y qué diferencias hubo al cierre.
• Acceso al sistema: cada inicio y cierre de sesión queda registrado con IP, dispositivo y timestamp.

¿Por qué importan los roles en un comercio con varios empleados?

Un comercio con 3 o más empleados que usa un solo usuario compartido ("admin") para todo el equipo tiene 3 problemas concretos: no sabe quién hizo qué, no puede limitar el acceso a información sensible y no tiene forma de detectar errores operativos a tiempo.

Los beneficios medibles de implementar roles:

• Reducción de errores: un cajero que no puede modificar precios no puede causar un error de pricing. Limitar permisos elimina categorías completas de errores operativos.
• Detección de faltantes: con turnos de caja individuales, un faltante se asocia a un cajero específico. Sin roles, el faltante es "de todos" y de nadie.
• Protección de información: los márgenes de ganancia, costos de proveedor y reportes financieros solo son visibles para gerentes y dueños. Un vendedor no necesita (ni debe) ver esa información.
• Delegación segura: podés dar acceso de administrador a un empleado de confianza sin darle acceso a facturación, planes o configuración global. Delegás operaciones sin delegar control total.

Comparativa: gestión de empleados en plataformas e-commerce

No todas las plataformas ofrecen el mismo nivel de control de acceso para equipos. La mayoría tienen roles básicos (admin/editor) sin granularidad real.

Si buscás un sistema donde cada empleado tenga su usuario, sus permisos y trazabilidad completa de acciones, probá Commercy gratis. Los roles están incluidos desde el plan Professional. También podés ver cómo funciona la gestión multi-tienda con equipos distribuidos.